Der Abend beginnt früher, als die meisten planen: ein Branchenempfang in Mainz

Die Pyramide in Mainz ist eine dieser Locations, die man nicht erklären muss. Man betritt sie, schaut im Hauptraum nach oben, und die Architektur erledigt den ersten Eindruck von allein.

Dort fand ein Empfang für die Pflegebranche statt – mit Gästen aus vielen verschiedenen Unternehmen, die im Alltag alle oft mit denselben Themen zu tun haben, sich aber keineswegs alle kennen. Ich war für den Empfangsteil gebucht: für die Zeit, in der die Gäste ankommen, ein Glas Sekt in der Hand haben und der offizielle Teil noch nicht begonnen hat.

Genau diese Zeit ist der unterschätzteste Abschnitt fast jeder Abendveranstaltung. Dieser Artikel handelt davon, warum.

Die erste Dreiviertelstunde entscheidet über den ganzen Abend

Auf dem Ablaufplan steht dort meistens nur ein Wort: Empfang. 45 Minuten, manchmal eine Stunde. Getränke, Garderobe, Eintreffen der Gäste. Programmlich ist es der einzige Teil des Abends, für den niemand verantwortlich ist.

Dabei passiert dort die eigentliche Weichenstellung. Wer in dieser Zeit mit jemandem ins Gespräch kommt, bleibt länger, geht offener in den Abend und erinnert sich hinterher gern. Wer in dieser Zeit alleine an einem Stehtisch steht und auf dem Handy nachsieht, ob er etwas verpasst hat, bleibt den restlichen Abend in Habachtstellung – oder geht nach dem Essen.

Bei einem Branchenabend verschärft sich das noch. Die Gäste kommen aus verschiedenen Unternehmen. Sie sind nicht als Team da, sondern einzeln oder zu zweit. Viele kennen ein oder zwei Gesichter und sonst niemanden. Und Menschen, die niemanden kennen, gehen zu den Menschen, die sie kennen – so entstehen Grüppchen, die sich den ganzen Abend nicht mehr auflösen.

Was ich an diesem Abend gemacht habe

Ich bin durch den Raum gegangen, habe einzelne Personen und Gruppen von Neuankömmlinge begrüßt und mit mentalen Effekten begeistert. Fünf bis zehn Minuten, Mentalmagie direkt zwischen den Gästen, ohne Bühne, ohne Mikrofon, ohne Ankündigung.

Was dabei passiert, ist nicht in erster Linie Verblüffung. Es ist ein gemeinsamer Anlass. Vier Menschen, die sich gerade erst vorgestellt haben, erleben zusammen etwas, das sie sich nicht erklären können – und haben in diesem Moment ein Thema, das nichts mit Visitenkarten zu tun hat. Sie reden darüber. Zuerst miteinander, dann mit den Nächsten, die dazukommen.

An diesem Abend habe ich etwas erlebt, das ich als das verlässlichste Zeichen dafür ansehe, dass ein Empfang funktioniert: Die Gäste sind aufmerksam mitgegangen, und haben immer neue Personen mit in das Geschehen geholt. Sie haben zugesehen, wie es anderen gerade ging, und wollten den nächsten Moment nicht verpassen. Das Feedback hinterher war entsprechend – Menschen, die sich bedanken, weil der Abend anders angefangen hat als erwartet.

Warum solche Momente bleiben und ein Programmpunkt auf dem Ablaufplan nicht, habe ich in Warum Gäste Erlebnisse statt Programmpunkte in Erinnerung behalten aufgeschrieben.

Warum eine Bühnenshow im Empfangsteil der falsche Griff wäre

Das ist der Punkt, an dem ich regelmäßig gegen mein eigenes größeres Format argumentiere.

Eine Bühnenshow verlangt drei Dinge: Alle setzen sich oder stellen sich zusammen, alle werden still, alle schauen in dieselbe Richtung. Im Empfangsteil ist das ein Rückschritt. Sie haben die Gäste gerade dazu gebracht, miteinander zu reden – und unterbrechen sie dann dabei.

Dazu kommt das Praktische: Beim Empfang trudeln die Gäste gestaffelt ein. Ein Bühnenteil direkt am Anfang der Agenda erreicht die Hälfte der Eingeladenen nicht, und die andere Hälfte steht noch mit Mantel da.

Die Bühnenshow hat definitiv ihren Platz und viele eigene Vorteil – später, wenn alle da sind und sitzen, nach dem Essen oder als Abschluss. Wie man beide Teile in einem Abend sinnvoll anordnet, steht in Abendprogramm für Tagungen und Kongresse.

Vier Dinge, die einen Empfang tragen

1. Ein Programm, das sich unterbrechen lässt. Alles, was im Empfangsteil stattfindet, muss anhalten können, wenn der offizielle Teil beginnt – und zwar ohne dass jemand das Gefühl hat, etwas sei abgebrochen worden.
2. Ein Format ohne Technik. Je weniger Aufbau, desto flexibler. Wenn der Raum voller wird als gedacht oder die Gäste anders stehen als geplant, ist das für einen Walking Act egal.
3. Ein sauberer Übergang. Der Moment, in dem der Empfang endet und das Programm beginnt, braucht eine Ansage. Ohne sie bleiben die Gespräche laufen und die Begrüßungsrede kämpft gegen den Raum.
4. Realistische Zeitplanung. Als Faustregel erreiche ich in 60 Minuten Empfang etwa 35 bis 45 Gäste einmal richtig. Bei größeren Empfängen plant man entweder mehr Zeit ein oder ergänzt einen kurzen Bühnenteil später am Abend.

Für Veranstalter in Mainz und Rheinland-Pfalz

Rheinland-Pfalz gehört zu den Regionen, in denen ich regelmäßig spiele – Mainz mit seinen Verbands- und Branchenabenden gehört ebenso dazu wie Koblenz, Ludwigshafen und Trier. Von meinem Sitz im Rheinland aus sind die Wege kurz genug, dass auch Termine unter der Woche gut planbar sind.

Mehr dazu auf der Seite Mentalist in Mainz und im Überblick Mentalist in Rheinland-Pfalz buchen.

Häufige Fragen zu Programm beim Empfang

Wie lange sollte ein Walking Act beim Empfang dauern? So lange wie der Empfang – typischerweise 45 bis 90 Minuten. Er endet, wenn der offizielle Teil beginnt.

Stört das nicht die Gespräche? Im Gegenteil: Es erzeugt sie. Ein Walking Act dauert pro Gruppe nur wenige Minuten und hinterlässt ein Thema, über das weitergeredet und vor allem connected wird.

Funktioniert das auch, wenn die Gäste aus vielen verschiedenen Unternehmen kommen? Gerade dann. Wenn sich alle kennen, läuft der Empfang oft von allein. Wenn nicht, braucht es einen Anlass, der niemanden zwingt und trotzdem verbindet.

Was braucht ein Mentalist beim Empfang an Technik? Nichts: kein Mikrofon, kein Licht, keine Bühne, keinen Strom. Nur eine Ablagemöglichkeit im Hintergrund.

Kann man Empfang und Bühnenprogramm am selben Abend kombinieren? Ja, und oft ist das die beste Lösung: Walking Act beim Empfang, kurze Bühnensequenz später, wenn alle sitzen. Das erzeugt zwei ganz unterschiedliche Momente.

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Sie planen einen Empfang, einen Branchenabend oder eine Verbandsveranstaltung? Schreiben Sie mir Datum, Ort, ungefähre Gästezahl und die Länge des Empfangsteils – Sie bekommen eine Einschätzung, welches Format an Ihrem Abend trägt. Zu den Formaten: Mentalist für Firmenevents.